Khi giao tiếp trong môi trường công sở tại nhật bản cần chú ý gì

Người nhật rất chú trọng giao tiếp, nhất là giao tiếp trong công sở.

Khi bạn đi xuất khẩu lao động nhật bản bạn sẽ thấy, trong quá trình giao tiếp tại nơi làm việc ở nhật bản, phải tuân thủ nghiêm ngặt một vài quy cách cơ bản.

Sau đây là một vài văn hoá giao tiếp trong công sở tại nhật bản mà tôi nghĩ bạn nên biết.

1. Lần đầu gặp gỡ

1.1. Tôn trọng danh thiếp

Danh thiếp là yếu tố quan trọng hàng đầu khi bạn muốn đặt mối quan hệ với người Nhật trên thương trường. Người Nhật coi danh thiếp như chiếc vé đa năng để có thể đi đến bất cứ đâu họ muốn. Họ coi trọng và quan tâm đến danh thiếp, chú ý đến từng chi tiết trên tấm danh thiếp mà họ nhận được. Ở Nhật cũng có những quy tắc nhất định cho công việc này, từ cách cúi chào, ai trao danh thiếp trước, thời điểm nào thích hợp… Như vậy, bất kể khi nào muốn làm việc lâu dài với người Nhật, trước tiên bạn phải học cách trao và tôn trọng danh thiếp.

1.2. Tôn trọng thứ bậc và địa vị

Nhật Bản là đất nước theo đẳng cấp dọc, vì vậy, thứ bậc là điều luôn được quan tâm và thể hiện rất rõ trong cách ứng xử của họ. Không chỉ quan ngôn ngữ, cách dung từ rất cẩn trọng mà qua cả điệu bộ cử chỉ (ngôn ngữ cơ thể). Trong công sở Nhật, “sống lâu lên lão làng” là một câu nói quen thuộc, người Nhật luôn đề cao vai trò của người đi trước hơn là khả năng của từng người với công việc (điểm khác biệt cơ bản với người châu Âu).

2. Khi đã thân quen

2.1. Ý thức tập thể trong thái độ đối với công việc

Để có được thành công như ngày hôm nay đòi hỏi một nước Nhật đoàn kết, có kỉ luật. Quả thật, người Nhật làm việc hăng say, đôi khi có người còn so sánh họ như một cái máy, lúc nào cũng đặt công việc lên trên gia đình. Tuy nhiên, phải khẳng định rằng, chính tinh thần tập thể đã khiến người Nhật có thể đương đầu với thách thức một cách dễ dàng. Trong giao tiếp, người Nhật không muốn có sự đối đầu, họ tin tưởng vào sự thỏa hiệp và hòa giải. Họ tin tưởng tuyệt đối vào quyết định của tập thể, ưu tiên cho những quyết định có kết quả. Tóm lại, ý thức tập thể là một yếu tố quan trọng để tạo nên thành công cho đất nước hoa anh đào, đây là một tính cách đáng học hỏi với người Việt Nam. Đó là sức mạnh để xây dựng Nhật Bản thành cường quốc lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế.

2.2. Trang phục thể hiện văn hóa giao tiếp

Ngày nay ở Nhật Bản, nam nữ ở mọi lứa tuổi sống ở các thành phố, thị trấn và nông thôn đều mặc quần áo kiểu phương Tây vì nó thuận tiện cho sinh hoạt hàng ngày. Trang phục nói chung và trang phục nơi công sở nói riêng không có nghĩa giấu đi phong cách riêng mà phải tôn tạo vẻ ngoài lịch lãm, chuyên nghiệp của người mặc. Thực tế cho thấy, những công ty doanh nghiệp Nhật dành nhiều mối quan tâm cho vấn đề ăn mặc của nhân viên, nên công ty luôn được đánh giá cao và tạo được thiện cảm từ phía các đối tác, nhà đầu tư.

2.3. Văn hóa tặng quà

Tặng quà là một yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật Bản. Ở nước này, ngay tại cuộc gặp gỡ đầu tiên, người ta hay tặng nhau quà. Nhiều người từ phương Tây tới Nhật Bản đều gặp phải khó khăn trong việc tặng quà cho người khác, vì nó rất khác so với việc tặng quà như của người Mỹ. Ở Nhật Bản, tặng quà là một nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng và thái độ ngưỡng mộ. Nghi thức tặng quà, món quà, số đếm của chúng, cách trang trí… đều được người Nhật hết sức lưu ý khi tặng cho nhau.

2.4. Các đặc điểm khác

Người Nhật đặc biệt coi trọng sự đúng giờ, đây là một trong những mấu chốt quan trọng trong mọi mối quan hệ với người Nhật. Đôi khi chỉ do không hài long về việc hay trễ hẹn, đi muộn của bạn, người Nhật cũng sẵn sang từ bỏ sự hợp tác với bạn. Không bao giờ sai hẹn là điều ta luôn thấy ở mọi người Nhật, dường như nó đã ăn sâu vào tâm thức của mọi người. Trái lại, người Việt Nam thường có tâm lí “giờ cao su”, khác hẳn với người Nhật.

Trong văn hóa ăn uống, ta cũng thấy đáng học hỏi ở người Nhật tính tiết kiệm với đồ ăn, thức uống, không như người Việt ta, tuy chưa giàu nhưng đã luôn muốn thể hiện mình mà bỏ phí thức ăn.